عشرة مهام يجب التأكد منها قبل تنظيم دورة عن بعد

إذا أردت عمل أي فعالية (دورة – أمسية/أمسية تدريبية – ندوة – محاضرة – ملتقى – ورشة عمل – والخ…) ضع تلك النقاط العشر قيد الاعتبار.

  ➊ المحاور

أتعجب على الكثير من المراكز والأكاديميات أو المبادرات الشخصية الذين يعلنون عن فعالية ما وبعد اعداد التصميم الجميل وكل شئ مرتب ، تجدهم نسوا ذكر المحاور! المحاور واحده من الأسباب الرئيسية لتحفيز الجمهور لكي يحضر فبناء على قرائتهم للمحاور يقارنون بينها وبين أحتياجهم الخاص وهل تلبي ذلك أم لا وبناء عليه يتقرر الحضور من عدمه ولا يكفي ابداً الأعتماد على العنوان إلا في حالات أستثنائية تطلب تسويق فوق الإحترافي!

➋ التصميم
التصميم يعطي للمتدرب الأنطباع الأول والأهم فكثيراً ماوجدت فعاليات محتواها ومادتها في قمة الجمال ولكن التصميم الخارجي للفعالية سيئ وقد يترك ذلك انطباعاً لدى المتدربين الجدد بعدم أهتمام المنظمين وبالتالي يفقدون رغبة الحضور بشكل لا إرادياً

➌ أذكر التاريخان

يتضرر بعد الحضور”المتدربين” من عدم ذكر التاريخ الهجري او بمعنى أخر ان ينشر المنظم الفعالية دون إشارة لكلا التاريخين هجري وميلادي وخاصة عندما تكون الفعالية بحضور (عن بعد) لذلك وجب الحرص على ذكرهما.

➍ ضعف الدعم الفني

الفعاليات التي تقدم بحضور عن بعد حساسة وتمر بلحظات حاسمة عند وقت البدء وقد يكون الأفراد مستجدون في الحضور ويواجهون مشكلة في كيفية فهم آلية الحضور منهم من يذكر انه يواجه مشكلة ويحتاج مساعدة ومنهم من ييأس ولايحضر من الأساس وبالتالي تخسره! وأن من يذكر أنه بحاجة للمساعدة فهو بحاجة مؤكدة لمساعدة عاجلة لشرح كيفية الدخول إلى القاعة وأتعجب أحيانا من بعض المراكز التي رأيتها بنفسي تقوم بالرد على عملائها بعد انتهاء الفعالية بيوم! مما يولد انطباع سيئ كلما تأخروا في الرد.

➎ إجعلها سهله

هي إستكمالاً للنقطة الرابعة يستخدم البعض في نظام التعليم الإلكترونية انظمة مختلفة من القاعات الصوتية تشير الإحصائيات أن المتصفحين عبر الأجهزة الذكية الأن أصبح أكبر من عدد المتصفحين من الأجهزة المكتبية “لابتوب/ديسك توب” وتتجاهل الكثير من الأكاديميات توفير قاعات افتراضية تمكن “المتدربين/العميل” بالحضور من أجهزتهم الذكية ويصرون على استخدام انظمة قديمة غير سهله في الاستخدام وخاصة التي تعتمد على”الجافا” ويتطلب ذلك مجهوداً ووقتاً كبيراً لدى المستجدين.

.وتعد منصة زامن من المنصات المتخصصة بالفصول الافتراضية كسعر وجودة

➏ أختر التسمية المنطقية

أحيانا أرى بعض المراكز يعلنون عن فعالية مدتها ساعتين ويسمونها (دورة!) الفعاليات التي تستغرق يوماً واحد وبعدد ساعات مقصورة يمكن تسميتها (بمحاضرة او أمسية أو ورشة عمل) على حسب الحقيبة التدريبية فلاتوجد دورة تعقد في يوم وانما الدورة تطلب يومان كحد أدنى!

➐ أجهز ثم أعلن

تقوم بعض المراكز بإلزام نفسها بوضع جدول لتحديد برامجها الشهرية وهذا شئ جيد ولكن الغير جيد أنني اكتفشت أن بعض هذه المراكز تمر بأيام هم غير جاهزين من حيث المسؤولين عن التنظيم مثل (عمل فعالية ودعوة المتدربين بوقت متأخر – رفع تصميم الفعالية بوقت متأخر – دخول المشرفين بالقاعة والمدرب بوقت متأخر عن موعد البدء) أعلم أنه كلما تأخرت كلما قلت نسبة التسويق لفعاليتك وأنت الذي تتحمل أضرار ذلك فما الذي يجبرك إذن على إنشاء فعالية وأنت غير مستعد لذلك؟

➑ الإعداد المبكر

أحيانا ماتستضيف الأكاديميات والمراكز مدربين جدد او بمعنى أدق جدد في التعامل بإستخدام القاعة الافتراضية لذلك وجب تدريبهم على كيفية الأستخدام بوقت كافي لتفادي الأخطاء امام الحضور وضياع الوقت.

➒ أحترم الوقت

من حق المتدربين والحضور عندما يأتون على الوقت أن تبدأ الفعالية، التسويف والمماطلة والأنتظار والتأخير ليس ذنبهم وخاصة أن كان سمة متكررة إذا أردت ولاء العميل أظهر له كامل الأحترام وعليك بتقدير وقته.

➓ نصيحة أخيرة

عندما تقدم خدمة مجانية لاتتعامل مع عملائك وكأنك تمُنُ عليهم ففي الحقيقه عزة نفس كل شخص كافية لكي يختاروا بديل عن خدمتك وخاصة لأنه بالفعل توجد بدائل كتيره متوفرة أحرص على تقديم عملك بـ #إحسان وليس مجرد فعالية أعلنت عنها كشيئ روتيني وكل ما تتمناه هو أنهاء الفعالية بأسرع وقت!

كانت تلك ابرز عشرة نقاط شاركناها من واقع خبرتها فما رأيك وهل لديك اضافات؟